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不動産売却時の必要書類一覧と入手方法「紛失した時」はどうする?

マンションなどの不動産を売却するときは、様々な書類が必要になります。

でも、不動産の書類は普段見慣れないものばかりですよね。「何から準備すればいいか分からない・・・」という方も多いと思います。

  • 家を売るときの必要書類にはどんなものがあるの?
  • 漏れがないように書類をそろえたい
  • 買主に不信感を持たれたくない
  • 不動産をスムーズに売却したい

このように考えている方も少なくありません。

不動産の書類には、最終的に買主に渡す書類や販売活動を円滑にするための書類など、様々なものがあります。

紛失すると発行に時間がかかるものもありますので、必要な時にサッと提出できるように早めにそろえておくことが大切です。

重要な書類がなく買主に不信感を持たれたり、書類が間に合わず売却が白紙になってしまう・・・なんてことは避けたいですよね。

 

そこで、この記事では不動産売却に必要な書類と入手方法をまとめました。

記事を読んで参考にして頂ければと思います。

 

不動産売却時に必要な書類一覧

不動産売却時の必要書類と入手先は以下の通りです。

どんなものが必要になるのかチェックしてください。

●必須書類

△あった方がいい書類

×不要

必要書類は大きく分けて、土地・建物に関するもの、権利に関するもの、売主に関するものの3つに分けられます。

また、売却する不動産がマンションか一戸建てかなどによって、準備する書類が異なります。

それぞれの書類について詳しく説明していきます。

 

土地・建物に関するもの

まずは、土地や建物がどのような状態なのかを示す書類が必要になります。

設計や施工がどのように行われたのか?耐震性はどのくらいあるのか?隣地境界線はハッキリしているか?など、主に物件のスペックに関する書類です。

これらは、買主が購入を判断するための材料として必要になります。

 

建築確認済証・検査済証

建築確認済証は、建物が建築基準法を満たしている安全な建物であることを証明するための書類です。

検査済証は専門機関による現場検査をクリアしていることを証明するものです。

これらの書類は一戸建ての売却で必要な書類で、買主がローンを組む際に必要になることもありますので、必ず準備してください。

【入手方法】

購入時に、不動産会社から交付されています。

手元にない場合、不動産を管轄している市役所に問い合わせ、再発行するかコピーをもらってください。

 

建築設計図書・工事記録書等

建築設計図書・工事記録書は、建物がどのように設計され、どのような工事が行われたのか確認するための書類です。

買主が、リフォームをする際にも役立つ書類ですので、なるべくそろえておいてください。

【入手方法】

購入時に、不動産会社から交付されています。

手元にない場合は、一戸建てなら不動産会社がコピーを保管している可能性があるので、問い合わせてみてください。

マンションなら、管理組合または管理会社から取り寄せることが可能です。

 

物件図面・設備仕様書

物件図面は、間取り図を表すもので買主が購入を検討するきっかけとなる書類です。

また、設備仕様書はお風呂・キッチン・トイレ、給湯器などの設備に関するものです。

どちらも買主にとって大切な情報なので、早めに用意してください。

【入手方法】

購入時に、不動産会社から交付されています。

手元にない場合は、不動産会社または管理会社に問い合わせをして取り寄せてください。

設備仕様書は、メーカーと型番が分かればメーカーHPからの印刷でも可能です。

 

マンション管理規約・使用細則

マンションの管理規約は、共用部分のルールや、ペットの飼育は可能か?などのマンションの規則が記載されています。

購入後の生活に直接関わる部分なので、買主が特に気にするポイントでもあります。

また、議事録や長期修繕計画書なども合わせて用意できればベストです。

【入手方法】

管理規約は、購入時に管理会社から交付されています。

紛失した場合、管理会社に再発行してもらえますが、マンションによっては有料の場合もあります。

また、議事録や長期修繕計画書も管理会社からの取り寄せることが可能です。

 

マンション維持費等の書類

マンションの維持費とは、管理費、修繕積立金、管理組合費、町内会費など、買主が入居後に負担する費用が記載された書類です。

こちらも買主が購入後の資金繰りを計算する判断基準として重要な書類なので、早めに準備してください。

【入手方法】

管理規約同様、購入時に管理会社が交付するものです。

紛失した場合は、管理会社に再発行してもらってください。

【関連記事】

マンション売却時の修繕積立金や管理費はどうなる?支払った分は返還されるの?

 

土地測量図・境界確認書

土地測量図・境界確認書は、土地面積や境界線などが記載された書類で、一戸建や土地の売却時に必要になります。

境界線がハッキリしていないと、隣地所有者とのトラブルにつながるリスクがあるため、ほとんどのケースで買い手から測量を求められます。

【入手方法】

測量図の作成は、土地家屋調査士に依頼をします。

測量と境界確定には費用と時間がかかりますので、あらかじめ不動産会社に相談して早めに準備をしてください。

【関連記事】

不動産売却時に土地の測量は必要?費用はいくら?測量の基礎知識

 

地盤調査報告書・耐震診断報告書・住宅性能評価書・アスベスト使用調査報告書

地盤調査報告書・耐震診断報告書・住宅性能評価書・アスベスト使用調査報告書などは、第三者の機関による客観的な調査報告書で、個別に診断を行った際に交付される書類です。

必須書類ではありませんが、安心で安全な家に住みたいと思っている買主にとって、購入の決め手にもなりますのであれば準備しておいてください。

また、現在の耐震基準を満たしていないい家を売る場合は、耐震診断を求められる可能性が高いです。

【入手方法】

地盤調査や耐震診断などは専門業者に依頼をして取得しますが、別途費用がかかります。

【関連記事】

地震大国ニッポン!日本で暮らすなら知っておきたい耐震基準の3つのポイント

 

権利に関するもの

土地や建物の権利内容がどのようになっているかを示す書類です。

不動産は誰のものなのか?どのくらいの価値があるのか?購入時はどのような条件だったのか?などの書類が必要になります。

特に、登記は不動産の権利を公的に示した超重要書類で、ないと売却できないこともあります。

 

登記事項証明書(または登記簿謄本)

登記事項証明書は、不動産の所有者の権利や物件についての詳細が記載された証明書です。

登記簿のデータを印刷したものを「登記事項証明書」、法務局に保管されている登記簿原本をコピーしたものを「登記簿謄本」と呼んでいます。

記載内容はどちらも同じです。

【入手方法】

登記事項証明書は法務局で取得することができ、費用は600円です。

また、オンライン申請で郵送による取り寄せなども可能です。

詳しい申請方法は、法務省のホームページをご覧ください。

 

登記識別情報(または登記済権利証)

登記識別情報は、登記名義人が不動産の真の所有者であることを証明する最重要書類で、12桁の英数字からなる識別番号が記載されています。

識別番号は不動産のパスワードのようなもので、絶対に他人に知られてはいけないものなので、取り扱いに注意してください。

所有権移転登記の手続きと登記識別情報を買主に渡すことで、所有権が買主に移ります。

平成18年以前の不動産は「登記済権利証」と呼ばれていて、登記識別情報と同様の記載内容になります。

【入手方法】

登記時に法務局から発行され、紛失すると再発行できません

紛失した場合は、どちらかの手続きが必要です。

①本人確認情報

司法書士に依頼して、あなたが不動産の所有者本人であることを法務局に証明してもらう方法です。

信頼性の高い国家資格を持つ司法書士が本人確認をすることで、登記識別情報がなくても所有権移転の手続きを進めることができます。

費用は5万~10万円程です。

②事前通知制度

一旦、登記識別情報がない状態で所有者移転の登記申請をします。

法務局から「このような手続き申請がありましたが、本当に本人が申請していますか?」と確認書が届きます。

書面に、署名と実印を捺印して法務局に返送することで、所有権移転の手続きを進めることができます。

この方法は無料ですが、本人限定受取り郵便で発送され期間の定めがある上、不備があると申請が却下になってしまうため注意が必要です。

【関連記事】

所有権移転登記に必要な費用と自分で手続きをして節約する方法

 

固定資産税の納税通知書・評価証明書

固定資産税納税通知書は、所有権移転登記の際に登録免許税を算出するために必要です。

また、固定資産税評価証明書は、固定資産評価基準に基づいた評価価格を証明する書類で、売却価格や交渉なども評価価格を参考に行われます。

ちなみに、固定資産税は売却時に日割り精算をするのが一般的です。

【入手方法】

毎年5月頃、税務署から送付されています。

紛失した場合は、市役所で最新のものを再発行してください。

一戸建ての場合は、土地・建物で別々に取得する必要があります。

【関連記事】

不動産売却後の固定資産税は誰が支払う?精算方法は?

 

購入時の売買契約書・重要事項説明書

不動産を購入した時の売買契約書と重要事項説明書は、不動産状況や特記事項などを確認するために必要です。

建築条件や設備についての注意事項など、売却後のトラブルを防ぐために再度確認をすることになります。

【入手方法】

紛失した場合は、購入した不動産会社から取り寄せてください。

売買契約書は、必ず購入控えと不動産会社控えの二部作成するため、不動産会社が保管しているはずです。

ただ、重要事項説明書は保管の義務がないため、不動産会社が持っていない可能性もあります。

 

購入時のパンフレット・広告資料

購入時のパンフレットなどがあれば用意してください。

構造や築年数、設備や間取りの詳細が記載されているため、販売活動に生かすことができます

また、買主にパンフレットを見せることで新居のイメージが湧きやすくなり、購入を決定する判断材料にもなります。

【入手方法】

必須書類ではありませんが、購入時の不動産会社やマンションの管理会社が有料で再発行してくれる場合もありますので、問い合わせてみてください。

 

売主に関するもの

売買契約時には、本人確認書類や実印などが必要になります。

また、売却前に引越しをしている場合は住民票、ローンが残っている場合はローン残高証明書など、別途必要になる書類もあります。

 

身分証明書

売主本人であることを確認するための書類です。

身分証明書として有効なものは次の3つです。

  • 運転免許証
  • パスポート
  • 健康保険証

不動産が親子・兄弟・親戚などの共有名義になっている場合は、共有者全員のものが必要です。

 

実印

売却する本人の実印が必要です。

実印として使える印鑑は【8~25mm角の正方形に収まること】という規定があります。

また、共有名義の場合は共有者全員の実印が必要になります。

【入手方法】

実印は印鑑登録をしている印鑑のことで、購入時の契約書に捺印されているものと同じものになります。

登録をした印鑑がない場合は、市役所で印鑑登録の再手続きを行ってください。

 

印鑑証明書

印鑑証明書は、本人の印鑑であることを証明する書類で、所有権移転登記の添付書類として必要になります。

共有名義の場合は全員分の印鑑証明書が必要なので、名義人が遠方に住んでいる場合などは早めに準備をしてください。

ただし、有効期限は3ヶ月以内なので、引渡しが契約から3ヶ月以上先になるときは不動産会社の指示を受けてから取得してください。

【入手方法】

実印を登録している市役所で発行することができます。

印鑑証明書の発行には、印鑑登録時に配布されている「印鑑登録カード」か「印鑑登録証」が必要です。忘れずに持参してください。

【関連記事】

トラブルに注意!共有名義の不動産を売却する方法と6つの注意点

 

住民票

登記簿上の住所と現住所が異なる場合は住民票が必要になります。

例えば、買い替えなどで新居を先に購入して引越しが終わっているケースなどです。

住民票も有効期限は3ヶ月以内なので、取得のタイミングに注意してください。

【入手方法】

住民票のある市役所で発行できます。

 

銀行通帳

売却代金を振り込むための、銀行口座の通帳を準備してください。

通帳は決済時に必要になります。

 

ローン残高証明書(またはローン返済予定表)

住宅ローンが残っている場合は、残債を把握するためにローン残高証明書が必要になります。

いくらローンが残っていて、いくらで売却すれば良いのかなど、売却価格を決める際の目安にもなります。

【入手方法】

毎年10月~11月頃に金融機関から発送されます。

紛失した場合は、金融機関で本人確認書類を提出して再発行してください。

 

まとめ

いかがでしたか?

不動産を売却するときは、以下の書類が必要になります。

  • 建築確認済証・検査済証
  • 建築設計図書・工事記録書等
  • 物件図面・設備仕様書
  • マンション管理規約・使用細則
  • マンション維持費等の書類
  • 土地測量図・境界確認書
  • 地盤調査報告書
  • 耐震診断報告書・住宅性能評価書
  • 登記事項証明書(または登記簿謄本)
  • 登記識別情報(または登記済権利証)
  • 固定資産税の納税通知書・評価証明書
  • 購入時の売買契約書・重要事項説明書
  • 購入時のパンフレット・広告資料
  • 身分証明書
  • 実印
  • 印鑑証明書(3ヵ月以内)
  • 住民票(3ヵ月以内)
  • 銀行通帳
  • ローン残高証明書(またはローン返済予定表)

書類によっては再発行に費用や時間がかかりますので、売却が決まったら早めに準備することをおすすめします。

また、司法書士と連携して書類の取得を代わりに行ってくれる不動産会社などもあります。

良い不動産会社なら、スムーズに売却するためのアドバイスなども積極的に行ってくれます。

良い不動産会社を探すためには複数の業者を比較して、あなたに合った担当者を見つけることが大切です。

不動産売却時の業者比較には一括査定サイトが便利です。

こちらを参考に是非チェックしてみてください。

プロが勧める不動産売却一括査定サイト5選!メリットとデメリットも解説

 

この記事があなたのお役に立てれば幸いです。

 

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おうちの悩み.com編集部 不動産売却チーム

おうちの悩み.com編集部 不動産売却チーム

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【おうちの悩み.com 編集部】
所属の一級建築士、一級施工管理技士、宅地建物取引士、木造耐震診断士、適合証明技術者、インテリアコーディネーター、住宅ローンアドバイザー、大工、塗装業者、主婦からなる情報発信チームです。
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